tutoriels InfodocLog

Ces tutoriels sont compatibles avec la version 2.10 (feuille de style idl_classic).
Ils sont publiés sous licence Creative Commons BY-NC-SA 3.0.

Tout utilisateur peut proposer un tutoriel en adressant textes et illustrations à .

Les données nominatives présentées dans les tutoriels sont issues d'une base de données fictives générée sur le Fake Name Generator, sous les deux licences GPLv3 et Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 United States. Elles sont téléchargeables au format CSV : idl_bddfake_a1.csv et idl_bddfake_a2.csv

le menu des tutoriels :

  1. Installation et démarrage
    1. Installation du logiciel
    2. Découverte
    3. Intégration des élèves
    4. Cadre du RGPD (données personnelles)
  2. Paramétrages généraux
    1. Paramètres pour l'interface
    2. Gestion des utilisateurs
    3. Infos sur l'établissement
    4. Gestion du calendrier
    5. Gestion des horaires
    6. Gestion des savoirs (bases)
    7. Gestion des savoirs (grille personnalisée)
    8. Gestion de différents espaces
    9. Sauvegardes
    10. Restauration d'une base de données
    11. Mises à jour
  3. Gestion de la base d'élèves
    1. Consultation, ajout, modification...
    2. Gestion de groupes d'élèves
    3. Mise à jour de la base (annuelle)
    4. Gestion des codes et codes-barres
    5. Impression de codes-barres
    6. Extraction de listes d'élèves
  4. Séquences pédagogiques
    1. Création et modification d'une séquence
    2. Import/export des séquences
  5. Evaluation des élèves
    1. Les trois modes d'évaluation
  6. Emploi du temps
    1. Briques pour l'emploi du temps (1/2)
    2. Briques pour l'emploi du temps (2/2)
    3. Renseignement des EDT
    4. Emplois du temps multiples
    5. Duplication des EDT
    6. Impression et extraction des EDT
    7. Suivi pédagogique des élèves dans l'EDT
    8. Statistiques issues des EDT
  7. Fréquentation
    1. Activités pour inscriptions
    2. Inscription des élèves
    3. Consultation des inscriptions
    4. Réservations de places
    5. Seuils et refus
    6. Réservations à distance
    7. Passages d'élèves
    8. Journal : consultation
    9. Journal : modifications
    10. Statistiques de fréquentation : groupes et élèves
    11. Statistiques de fréquentation : les créneaux
    12. Statistiques de fréquentation : évolutions
    13. Infos sur les retards de documents (BCDI)
    14. Infos sur les retards de documents (PMB)
    15. Fréquentation dans différents espaces

7.14. les informations sur les retards
(à partir de PMB)

InfodocLog permet de rappatrier la liste des retards de prêts depuis le logiciel PMB (ou depuis BCDI comme précisé dans la fiche 7.13). Cela permet d'avoir la liste, avec le niveau de retard enregistré dans le logiciel de gestion documentaire, mais aussi d'avoir un signalement lorsque les élèves viennent au CDI, lors des inscriptions.


La mise en place de l'option

Par défaut, il n'est possible d'enregistrer les retards que par formulaire, retard par retard :

formulaire pour enregistrer chaque retard
formulaire pour enregistrer chaque retard

Pour permettre l'intégration depuis PMB, il faut cocher [Permettre l'importation depuis PMB] dans les paramètres du module :

activation de l'option pour PMB
activation de l'option pour PMB

Une fois l'option activée, un formulaire pour PMB apparaît dans la page de gestion des retards :

formulaire avec importation depuis PMB
formulaire avec importation depuis PMB

La procédure dans PMB

En préalable, il convient de vérifier dans PMB, pour avoir les [Relances à faire], que les options gestion_amende et/ou gestion_financiere aient une valeur de 1 au minimum (dans [Administration] > [Outils] > [Paramètres] > [Paramètres généraux]) :

paramétrage initial dans PMB
paramétrage initial dans PMB

Dans le logiciel PMB, il faut consulter les [Relances à faire] dans [Circulation] > [Relances] :

écran des relances à faire
écran des relances à faire

On extrait ensuite cette liste avec le bouton [CSV/Mail non envoyé], pour enregistrer un fichier nommé Tableau.xls :

enregistrement du fichier Tableau.xls
enregistrement du fichier Tableau.xls

Après ouverture du fichier avec Calc, on enregistre le fichier au format CSV, encodage UTF-8 avec séparation par point-virgule :

enregistrement au format CSV
enregistrement au format CSV

confirmation du format CSV
confirmation du format CSV

choix de l'encodage utf-8 avec séparateur point-virgule
choix de l'encodage utf-8 avec séparateur point-virgule

La procédure dans InfodocLog

De retour dans InfodocLog, on utilise le formulaire pour [Parcourir] et rechercher le fichier CSV exporté depuis PMB :

recherche du fichier CSV
recherche du fichier CSV

Une fois le fichier choisi, on clique sur [Intégrer la liste de retards (PMB)] :

vérification du nom de fichier CSV
vérification du nom de fichier CSV

Une fois la procédure effectuée, on retrouve le nombre de retards pour lesquels l'information a été transféré dans InfodocLog, mais aussi parfois des lignes pour lesquelles il y a eu des erreurs. Il peut arriver qu'un nom soit orthographié de manière différente dans chaque logiciel (premier cas, pour Adélaïde Garcia), ou encore que l'élève ne soit plus scolarisé dans l'établissement et ne soit donc plus présent dans InfodocLog (deuxième cas, pour Léo Raboutot).

résultat après importation
résultat après importation

Pour le premier cas, on peut rechercher la bonne orthographe, en autocomplétion. Pour le deuxième cas, on ne le traite pas dans InfodocLog comme ce n'est que du ressort de rappels via le logiciel de gestion documentaire :

correction du nom d'Adélaïde
correction du nom d'Adélaïde

affichage après corrections
affichage après corrections

Chaque ligne est modifiable, ensuite, de manière indépendante, de même qu'on peut supprimer une ligne dans le logiciel dès qu'un document est revenu.

Pour mettre à jour l'ensemble des retards dans InfodocLog, il suffit de répéter la même procédure d'importation des retards. L'ancienne liste sera écrasée par la nouvelle.


L'information sur les retards lors de l'inscription des élèves

Lors de l'inscription d'un élève qui est en retard au sujet d'un retour de prêt, un petit drapeau rouge s'affiche à la droite de son nom. Le passage de la souris sur ce drapeau permet de connaître le nom du document, la date prévue du retour et le niveau de rappel.

drapeau rouge signalant un retard lors de l'inscription des élèves
drapeau rouge signalant un retard lors de l'inscription des élèves

information sur le retard au passage de la souris
information sur le retard au passage de la souris

L'ordre d'affichage des retards de prêts

Il est possible, dans les paramètres du module, de modifier l'ordre d'affichage par défaut des retards de prêts (au-delà d'une possibilité de changer l'ordre de manière dynamique dans la page de présentation des retards) :

formulaire de choix de l'ordre d'affichage des retards
formulaire de choix de l'ordre d'affichage des retards

L'avertissement sonore lors d'une inscription avec retard de prêt

Il est possible d'ajouter un avertissement sonore, une alerte sonore, dès qu'un élève s'inscrit ou est inscrit et qu'il est concerné par un retard sur un prêt de document. Dans les paramètres du module de fréquentation, un liste de sons est disponible, à l'écoute, et il est possible d'en choisir un pour cette alerte :

choix de son pour alerter d'un retard
choix de son pour alerter d'un retard