7.14. les informations sur les retards (à partir de PMB)
tuto avec feuille de style idl_classic
InfodocLog permet de rappatrier la liste des retards de prêts depuis le logiciel PMB (ou depuis BCDI comme précisé dans la fiche 7.13). Cela permet d'avoir la liste, avec le niveau de retard enregistré dans le logiciel de gestion documentaire, mais aussi d'avoir un signalement lorsque les élèves viennent au CDI, lors des inscriptions.
La mise en place de l'option
Par défaut, il n'est possible d'enregistrer les retards que par formulaire, retard par retard :
formulaire pour enregistrer chaque retard
Pour permettre l'intégration depuis PMB, il faut cocher [Permettre l'importation depuis PMB] dans les paramètres du module :
activation de l'option pour PMB
Une fois l'option activée, un formulaire pour PMB apparaît dans la page de gestion des retards :
formulaire avec importation depuis PMB
La procédure dans PMB
En préalable, il convient de vérifier dans PMB, pour avoir les [Relances à faire], que les options gestion_amende et/ou gestion_financiere aient une valeur de 1 au minimum (dans [Administration] > [Outils] > [Paramètres] > [Paramètres généraux]) :
paramétrage initial dans PMB
Dans le logiciel PMB, il faut consulter les [Relances à faire] dans [Circulation] > [Relances] :
écran des relances à faire
On extrait ensuite cette liste avec le bouton [CSV/Mail non envoyé], pour enregistrer un fichier nommé Tableau.xls :
enregistrement du fichier Tableau.xls
Après ouverture du fichier avec Calc, on enregistre le fichier au format CSV, encodage UTF-8 avec séparation par point-virgule :
enregistrement au format CSV confirmation du format CSV choix de l'encodage utf-8 avec séparateur point-virgule
La procédure dans InfodocLog
De retour dans InfodocLog, on utilise le formulaire pour [Parcourir] et rechercher le fichier CSV exporté depuis PMB :
recherche du fichier CSV
Une fois le fichier choisi, on clique sur [Intégrer la liste de retards (PMB)] :
vérification du nom de fichier CSV
Une fois la procédure effectuée, on retrouve le nombre de retards pour lesquels l'information a été transféré dans InfodocLog, mais aussi parfois des lignes pour lesquelles il y a eu des erreurs. Il peut arriver qu'un nom soit orthographié de manière différente dans chaque logiciel (premier cas, pour Adélaïde Garcia), ou encore que l'élève ne soit plus scolarisé dans l'établissement et ne soit donc plus présent dans InfodocLog (deuxième cas, pour Léo Raboutot).
résultat après importation
Pour le premier cas, on peut rechercher la bonne orthographe, en autocomplétion. Pour le deuxième cas, on ne le traite pas dans InfodocLog comme ce n'est que du ressort de rappels via le logiciel de gestion documentaire :
correction du nom d'Adélaïde affichage après corrections
Chaque ligne est modifiable, ensuite, de manière indépendante, de même qu'on peut supprimer une ligne dans le logiciel dès qu'un document est revenu.
Pour mettre à jour l'ensemble des retards dans InfodocLog, il suffit de répéter la même procédure d'importation des retards. L'ancienne liste sera écrasée par la nouvelle.
L'information sur les retards lors de l'inscription des élèves
Lors de l'inscription d'un élève qui est en retard au sujet d'un retour de prêt, un petit drapeau rouge s'affiche à la droite de son nom. Le passage de la souris sur ce drapeau permet de connaître le nom du document, la date prévue du retour et le niveau de rappel.
drapeau rouge signalant un retard lors de l'inscription des élèves information sur le retard au passage de la souris
L'ordre d'affichage des retards de prêts
Il est possible, dans les paramètres du module, de modifier l'ordre d'affichage par défaut des retards de prêts (au-delà d'une possibilité de changer l'ordre de manière dynamique dans la page de présentation des retards) :
formulaire de choix de l'ordre d'affichage des retards
L'avertissement sonore lors d'une inscription avec retard de prêt
Il est possible d'ajouter un avertissement sonore, une alerte sonore, dès qu'un élève s'inscrit ou est inscrit et qu'il est concerné par un retard sur un prêt de document. Dans les paramètres du module de fréquentation, une liste de sons est disponible, à l'écoute, et il est possible d'en choisir un pour cette alerte :
choix de son pour alerter d'un retard
Il est aussi possible d'ajouter un son, par exemple personnalisé, ou provenant du même site que les autres, La Sonothèque. Chaque son est limité à la taille de 1,5 Mo, et l'ensemble des sons stockés dans le logiciel ne peut pas dépasser 20 Mo.
Pour ajouter un son, on choisit [Parcourir], avec alors possibilité de sons au format MP3, OGG ou WAVE. Une fois choisi le nom du fichier apparaît, ainsi que son extension, on peut alors [Envoyer le fichier] :
choix de fichier pour ajouter un son
Ensuite le fichier apparaît dans la liste des sons, et on peut le choisir pour avertissement.
présence du nouveau son dans la liste après envoi du fichier choix du nouveau son comme avertissement
Pour que cette option fonctionne lors de l'inscription des élèves, il est nécessaire que le lancement automatique (ou autoplay) soit autorisé dans le navigateur. La méthode pour Mozilla Firefox est disponible sur : https://support.mozilla.org/en-US/kb/block-autoplay.
Dernière modification de ce tutoriel le 01/02/2023.
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