tutoriels InfodocLog

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2.4. la gestion du calendrier

Fonctionnement de cette gestion

La gestion du calendrier permet d'organiser deux éléments distincts :

  • les journées et demi-journées d'ouverture pour une semaine-type,
  • les ouvertures et fermetures à l'année (vacances, fermetures exceptionnelles...).
page de la gestion du calendrier
page de la gestion du calendrier

L'organisation d'une semaine-type

Par défaut, toutes les demi-journées sont enregistrées comme ouvertes, à l'installation du logiciel :

demi-journées toutes ouvertes par défaut
demi-journées toutes ouvertes par défaut

Pour fermer des demi-journées, il faut décocher les cases concernées et valider :

semaine-type modifiée (fermeture le mecredi après-midi et le week-end)
semaine-type modifiée (fermeture le mecredi après-midi et le week-end)

A noter : ce travail de gestion permet de clarifier l'emploi du temps par défaut affiché dans le module des emplois du temps, mais aussi d'optimiser le calcul statistique dans le module des fréquentations.


Ouvertures et fermetures à l'année

A l'installation du logiciel, 365 journées sont ouvertes au calendrier à partir du jour de l'installation. Elles apparaissent en vert dans le calendrier disponible en bas de page (avec la possibilité de naviguer d'une année à une autre) :

ouverture globale de 365 journées à l'installation
ouverture globale de 365 journées à l'installation

Il est possible et recommandé de gérer d'abord les fermetures des vacances et jours fériés de manière automatique en renseignant l'académie et l'année (par défaut celle en cours) :

formulaire de gestion des ouvertures et fermetures par académie
formulaire de gestion des ouvertures et fermetures par académie

En opérant ainsi les fermetures, les dates qui sont hors temps scolaire sont fermées :

calendrier après application des fermetures dans l'académie de Lyon
calendrier après application des fermetures dans l'académie de Lyon

En cas de mauvaise manipulation dans l'organisation des fermetures, le mieux est de reprendre à zéro en utilisant le formulaire de mise à plat, en sélectionnant l'année concernée (par défaut celle en cours) :

formulaire de mise à plat en cas de mauvaise manipulation
formulaire de mise à plat en cas de mauvaise manipulation

La gestion de dates spécifiques

Pour des dates précises, pour des fermtures ou des ouvertures exceptionnelles, il est possible de cliquer directement sur une date dans le calendrier pour fermer ou ouvrir une journée.

chaque case du calendrier comprend un lien pour fermer ou ouvrir
chaque case du calendrier comprend un lien pour fermer ou ouvrir

Un formulaire permet de gérer, pour ce même besoin, des périodes de plusieurs journées :

formulaire pour des périodes exceptionnelles
formulaire pour des périodes exceptionnelles

Information sur les journées de fermeture

Lorsqu'une journée complète est fermée, il est possible d'indiquer pour le module EDT la raison de la fermeture, pour information, que ce soit pour préciser le nom d'un jour férié, le fait que le lieu soit fermé car son responsable en formation, ou parce qu'il y a le Brevet ou autre, etc.

Pour ajouter un message, il faut choisir la date et indiquer l'information dans le formulaire suivant :

formulaire pour message sur journée de fermeture
formulaire pour message sur journée de fermeture

exemple de création d'un message pour le 1er mai
exemple de création d'un message pour le 1er mai

Quand il existe des messages enregistrés, ils apparaissent sous forme de liste sous le formulaire. Le formulaire est complété par une liste déroulante de messages existants.

formulaire et liste des messages enregistrés
formulaire et liste des messages enregistrés

Il est possible de supprimer un message en inscrivant sa date avec un intitulé vide :

procédure de suppression d'un message
procédure de suppression d'un message

formulaire et liste après suppression
formulaire et liste après suppression

On peut visualiser le message dans le module des emploi du temps :

visualisation d'un message dans l'emploi du temps
visualisation d'un message dans l'emploi du temps

Conseillé pour poursuivre :

2.5. Gestion des horaires