tutoriels InfodocLog

Ces tutoriels sont compatibles avec la version 2.00 (feuille de style idl_classic).
Ils sont publiés sous licence Creative Commons BY-NC-SA 3.0.

Tout utilisateur peut proposer un tutoriel en adressant textes et illustrations à .

Les données nominatives présentées dans les tutoriels sont issues d'une base de données fictives générée sur le Fake Name Generator, sous les deux licences GPLv3 et Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 United States. Elles sont téléchargeables au format CSV : idl_bddfake_a1.csv et idl_bddfake_a2.csv

7.2. l'inscription des élèves

Le fonctionnement du module de fréquentation

Le logiciel InfodocLog permet de suivre la fréquentation des élèves au CDI et dans les séances assurées par le professeur documentaliste. Le module de fréquentation comprend ainsi plusieurs parties :

  • les inscriptions proprement dites,
  • les réservations,
  • la gestion des retards de documents en prêt pour avoir l'information lors de l'inscription des élèves,
  • les journaux de fréquentation, avec accès et modifications,
  • les statistiques associées aux fréquentation
  • une page de paramétrages spécifique pour le module.

Cette page de tutoriel vise à présenter les bases pour l'inscription des élèves :


Préalable : des élèves

Il faut d'abord intégrer des élèves avant de pouvoir les inscrire.

Conseillé en préalable :

1.3. Intégration des élèves


Préalable : des horaires

Sans horaires définis, il n'est pas possible d'inscrire les élèves sur des créneaux.

Conseillé en préalable :

2.5. Gestion des horaires


Préalable : des activités

On peut préciser différents types d'activités pour préciser le contexte de venue des élèves au CDI, ainsi dans les paramètres du module de fréquentation.

Conseillé en préalable :

7.1. Activités pour inscriptions


L'inscription d'un élève dans le créneau

La base d'une inscription d'élève se fait par défaut individuellement et dans le créneau qui existe au moment même de l'inscription.

formulaire pour l'inscription d'un élève
formulaire pour l'inscription d'un élève

Quand un créneau n'est pas ouvert aux inscriptions, il n'est simplement pas possible de faire l'inscription (sauf avec l'activation d'une option présentée dans la suite du tutoriel) :

cas d'un créneau sans inscription possible
cas d'un créneau sans inscription possible

L'inscription d'un élève se fait par autocomplétion, c'est-à-dire qu'il faut écrire les premières lettres de son nom de famille et le sélectionner dans la liste de noms proposés en suggestion. La sélection peut s'effectuer avec le clic gauche de la souris ou avec les flèches bas et haut du clavier.

Si les élèves ont un code, et un code-barre, il est aussi possible d'utiliser ce code pour sélectionner l'élève.

Une fois l'élève choisi, on peut choisir l'activité, et [Inscrire] :

cas d'un créneau sans inscription possible
cas d'un créneau sans inscription possible

Une fois l'inscription effectuée, le nom de l'élève apparaît dans la liste des inscrits :

affichage de l'élève dans la liste
affichage de l'élève dans la liste

Quand l'élève est inscrit, il est possible de préciser sa [Sortie] ou son [Exclusion]. Toutefois, en cas d'une inscription par erreur, il est préférable de la corriger dans le Journal, pour des raisons statistiques.

Si on réinscrit un élève sorti ou exclu sur le même créneau, la sortie ou l'exclusion sont annulées.

A noter : par défaut, pour un utilisateur qui n'a pas les droits d'administration dans ce module, les boutons pour une sortie et pour une exclusion, ainsi que l'affichage des retards, ne sont pas disponibles. Pour rendre ces éléments disponibles pour ce type d'utilisateurs, il faut cocher l'option [Affichage des boutons de sortie et d'exclusion, ainsi que des retards, en droits non administrateurs], dans les paramètres du module :

option d'affichage des boutons de sortie et exclusion
option d'affichage des boutons de sortie et exclusion

L'inscription par classe ou groupe

Par défaut, il est possible d'opérer l'inscription des élèves par liste de classe ou de groupe. Pour les groupes, il faut en avoir créés et remplis en préalable dans le module de gestion des élèves (voir tutoriel 3.2. Gestion de groupes d'élèves).

Pour ce type d'inscription, il faut cliquer sur [Inscrire une classe ou un groupe], puis choisir une classe ou un groupe dans le menu déroulant.

choix d'une inscription par classe ou groupe
choix d'une inscription par classe ou groupe

Une fois la classe choisie, la liste d'élèves apparaît automatiquement, et tous les élèves sont sélectionnés.

sélection d'une classe avec apparition des élèves
sélection d'une classe avec apparition des élèves

On peut alors éventuellement désélectionner certains élèves (ainsi des élèves absents lors d'une séance). On peut également tout désélectionner pour ne cocher ensuite que les élèves présents (ainsi en étude quand on peut inscrire plus rapidement par classe).

Lors de la sélection ou de la désélection, le nombre d'élèves varie dynamiquement.

exemple de désélection d'élèves lors de l'inscription
exemple de désélection d'élèves lors de l'inscription

Une fois la sélection validée avec l'activité et [Inscrire], la liste des élèves apparaît :

affichage de la liste de présents après inscription
affichage de la liste de présents après inscription

L'option d'inscription par groupe ou classe peut être désactivée dans les paramètres du module :

option d'inscription par groupe ou classe dans les paramètres
option d'inscription par groupe ou classe dans les paramètres

Quand une brique correspond au créneau en cours dans l'emploi du temps, elle apparaît dans le module d'inscription. Si c'est une séance pédagogique, on peut inscrire la classe en lien avec cette séquence, ce qui permet un meilleur suivi pédagogique des élèves (voir tutoriel 6.7. Suivi pédagogique des élèves).

Il suffit de sélectionner une classe, et de cocher la séance, puis [Inscrire], pour que le lien soit pris en compte :

inscription d'une classe en lien avec une séance pédagogique
inscription d'une classe en lien avec une séance pédagogique

L'affichage des inscrits du créneau précédent

Pour le confort de l'inscription, il peut être bon d'avoir la liste des inscrits sur le créneau précédent. Par défaut cette option n'est pas activée. Pour l'activer, il faut aller dans les [Autres options] des paramètres du module et cocher [Affichage des élèves inscrits sur le créneau précédent], puis [Valider].

formulaire avec option activée pour afficher les élèves<br>inscrits dans le créneau précédent
formulaire avec option activée pour afficher les élèves
inscrits dans le créneau précédent

Dans la page des inscriptions, on peut alors, au créneau suivant un créneau dans lequel il y a eu des inscriptions, visualiser ces inscriptions précédentes, avec la possibilité d'ajouter les élèves dans le nouveau créneau (avec une activité qui peut être différente) :

page des inscriptions avec affichage des élèves<br>inscrits dans le créneau précédent
page des inscriptions avec affichage des élèves
inscrits dans le créneau précédent

lors de l'inscription de ces élèves,<br>ils disparaissent de la colonne de droite
lors de l'inscription de ces élèves,
ils disparaissent de la colonne de droite

L'inscription sur un autre créneau

Il est possible d'inscrire des élèves ou des groupes dans des créneaux qui sont passés. Par défaut cette option n'est pas activée. Pour l'activer, il faut aller dans les [Autres options] des paramètres du module et cocher [Choix du créneau possible pour les inscriptions], puis [Valider].

formulaire avec option activée pour choisir le créneau de l'inscription
formulaire avec option activée pour choisir le créneau de l'inscription

Dans la page des inscriptions, il est alors possible de cliquer sur [Choisir un autre créneau] :

formulaire d'inscription avec choix du créneau
formulaire d'inscription avec choix du créneau

choix de la date de l'inscription
choix de la date de l'inscription

choix du créneau de l'inscription
choix du créneau de l'inscription

A noter : dans le cas d'une séquence pédagogique sur un créneau précédent, il est possible d'associer l'inscription de la classe à la séquence, en choisissant la séquence dans le menu déroulant [Association à la séquence].

A noter : l'inscription sur un créneau précédent n'est pas visible dans la page des inscriptions (sauf si c'est sur le créneau précédent et que l'affichage des inscrits du créneau précédent est activé). Pour vérifier, il faut alors regarder le Journal.

A noter : une fois une inscription effectuée sur un créneau précédent, le créneau est mémorisé. Si l'on veut revenir au créneau actuel, par exemple, il faut [Vider les champs].


L'anticipation pour passer d'un créneau au créneau suivant

Par défaut, le créneau d'inscription proposé est celui qui correspond précisément à la période qui va du début du créneau à la fin du créneau. Mais il possible d'anticiper le créneau suivant, en choisissant de commencer les inscriptions pour ce créneau suivant 5, 10 ou 15 minutes avant la fin du créneau en cours.

Dans les paramètres du module, le formulaire suivant permet de gérer cette option :

formulaire pour changer de créneau avant la fin d'un créneau
formulaire pour changer de créneau avant la fin d'un créneau

choix d'une anticipation de 5 minutes
choix d'une anticipation de 5 minutes

Quand on se retrouve dans le cas de figure d'une anticipation, alors le créneau actuel pour les inscriptions, s'il correspond à un horaire postérieur à l'horaire actuel, est affiché en rouge :

horaire réel et indication du créneau anticipé en rouge
horaire réel et indication du créneau anticipé en rouge

La possibilité d'inscrire sur plusieurs créneaux

Il est possible de faire des inscriptions sur plusieurs créneaux à la suite, pour un élève ou un groupe d'élèves. Cette option, quand elle est ouverte, concerne tout utilisateur ayant les droits d'inscription dans le logiciel. Elle est désactivée par défaut et correspond à un besoin spécifique, avec une certaine prudence requise. Il ne faut surtout pas confondre ce type d'inscription avec une réservation !

Dans les paramètres du module, le formulaire suivant permet de gérer cette option :

formulaire pour l'inscription sur plusieurs créneaux
formulaire pour l'inscription sur plusieurs créneaux

choix de permettre l'inscription sur 3 créneaux à la suite du créneau actuel
choix de permettre l'inscription sur 3 créneaux à la suite du créneau actuel

Dans les inscriptions, les créneaux suivants apparaissent alors sous forme de cases à cocher :

formulaire d'inscription avec les autres créneaux ouverts
formulaire d'inscription avec les autres créneaux ouverts

inscription d'une élève sur le créneau actuel puis les deux suivants
inscription d'une élève sur le créneau actuel puis les deux suivants

On retrouve ensuite, sous le formulaire, l'ensemble des inscrits sur les créneaux qui se suivent :

liste récapitulative des inscrits sur chaque créneau
liste récapitulative des inscrits sur chaque créneau

La communication de la fréquentation

Il existe deux possibilités pour communiquer la liste des inscrits au CDI :

  • l'imprimer,
  • la signaler à distance.

Pour imprimer la liste des inscrits, il suffit de cliquer sur l'imprimante sous la liste :

bouton d'impression à la suite de la liste des inscrits
bouton d'impression à la suite de la liste des inscrits

Par défaut, le signalement à distance n'est pas activé. Il suppose la création de comptes d'utilisateurs qui ont un droit de consultation dans le module de fréquentation (voir tutoriel 2.2. Gestion des utilisateurs). Et pour activer l'option, il faut aller dans les [Autres options] des paramètres du module et cocher [Signalement de l'appel pour la consultation des inscriptions], puis [Valider].

formulaire avec option activée pour signaler les inscrits
formulaire avec option activée pour signaler les inscrits

Dans la même page de paramètres, on peut choisir les activités filtrées dans ce signalement des inscrits (ainsi on peut choisir d'éviter de signaler les élèves en séance quand un appel est effectué depuis un autre outil).

choix des activités présentées en consultation de la liste des inscrits
choix des activités présentées en consultation de la liste des inscrits

Quand l'option est activée, un bouton de validation de l'appel apparaît sous la liste des inscrits. Cliquer dessus permet de donner l'information à distance que l'appel est terminé.

bouton vert pour préciser que l'appel est terminé
bouton vert pour préciser que l'appel est terminé

Une fois l'appel terminé, il est possible de le reprendre et de le signaler, avec un bouton de retour en arrière.

bouton pour signaler la reprise ou correction de l'appel
bouton pour signaler la reprise ou correction de l'appel

En mode de consultation, par exemple pour un assistant d'éducation à distance, un message précise que l'appel est terminé :

message de fin d'appel en mode consultation
message de fin d'appel en mode consultation

A l'inverse, il est indiqué que l'appel est en cours :

message d'appel en cours en mode consultation
message d'appel en cours en mode consultation