7.13. les informations sur les retards et les réservations
(à partir de BCDI)

InfodocLog permet de rapatrier la liste des retards de prêts ainsi que la liste des réservations disponibles, depuis le logiciel BCDI (ou depuis PMB comme précisé dans la fiche 7.14). Cela permet d'avoir la liste, avec le niveau de retard enregistré dans le logiciel de gestion documentaire, mais aussi d'avoir un signalement lorsque les élèves viennent au CDI, lors des inscriptions, soit qu'ils aient un retard, soit qu'ils aient une réservation à récupérer.

La mise en place de l'option

Par défaut, il n'est possible d'enregistrer les retards et réservations que par formulaire, retard par retard ou réservation par réservation, en utilisation le bouton adéquat :

Pour permettre l'intégration des retards depuis BCDI, il faut cocher [Permettre l'importation depuis BCDI] dans les paramètres du module :

Une fois l'option activée, un formulaire pour BCDI apparaît pour la gestion des retards :

Pour permettre l'intégration de réservations depuis BCDI, il faut cocher [Permettre l'importation depuis BCDI] dans les paramètres du module :

Une fois l'option activée, un formulaire pour BCDI apparaît pour la gestion des réservations :

La procédure dans BCDI : retards

En préalable, il convient de télécharger les fichiers du modèle de rapport pour InfodocLog, à copier dans le dossier des rapports de BCDI : PRETS IDLOG.fr3 et PRETS IDLOG.md3.

Dans le logiciel BCDI, il faut faire une [Recherche gestionnaire] sur les prêts :

Dans le formulaire qui apparaît, il faut choisir le [Format de sortie] PRETS IDLOG.fr3 (dans le dossier des rapports) :

L'équation la plus efficace peut être de ne garder que les élèves et de relever les prêts avec retours prévus sur une date antérieure au jour actuel, sans retour effectué, ainsi avec "Statut M. = ~Eleve~ et Retourné le = vide et Retour prévu le < 05/02/2025" (il est possible de copier-coller l'équation depuis l'interface d'InfodocLog, avec alors la date du jour par défaut) :

On effectue ensuite la recherche, avec alors affichage du nombre de prêts :

On choisit ensuite les [Résultats sur] : [Disque].

On clique sur l'oeil : puis on choisit [Format MSWord] :

Alors il est proposé d'enregistrer la liste au format CSV (qu'on passera éventuellement en encodage UTF-8) :

On peut alors enregistrer avec les options d'exportation proposées :

Le fichier, dans un éditeur de texte, ressemble à cette capture :

La procédure dans InfodocLog : retards

De retour dans InfodocLog, on utilise le formulaire pour [Parcourir] et rechercher le fichier CSV exporté depuis BCDI :

Une fois le fichier choisi, on clique sur [Intégrer la liste de retards (BCDI)] :

Une fois la procédure effectuée, on retrouve le nombre de retards pour lesquels l'information a été transféré dans InfodocLog, mais aussi parfois des lignes pour lesquelles il y a eu des erreurs. Il peut arriver qu'un nom soit orthographié de manière différente dans chaque logiciel (premier cas, pour Adélaïde Garcia), ou encore que l'élève ne soit plus scolarisé dans l'établissement et ne soit donc plus présent dans InfodocLog (deuxième cas, pour Léo Raboutot).

Pour le premier cas, on peut rechercher la bonne orthographe, en autocomplétion. Pour le deuxième cas, on ne le traite pas dans InfodocLog comme ce n'est que du ressort de rappels via le logiciel de gestion documentaire :

Chaque ligne est modifiable, ensuite, de manière indépendante, de même qu'on peut supprimer une ligne dans le logiciel dès qu'un document est revenu.

Pour mettre à jour l'ensemble des retards dans InfodocLog, il suffit de répéter la même procédure d'importation des retards. L'ancienne liste sera écrasée par la nouvelle.

La procédure dans BCDI et InfodocLog : réservations

En préalable, il convient de télécharger les fichiers du modèle de rapport pour InfodocLog, à copier dans le dossier des rapports de BCDI : RESA IDLOG.fr3 et RESA IDLOG.md3.

Dans BCDI, il faut effectuer une recherche des réservations avec le Format de sortie en Rapports "RESA IDLOG.fr3". On choisit les Résultats sur [Disque] au [Format MSWord]. On enregistre alors au format CSV en encodage UTF-8.

Comme pour les retards, l'intégration du fichier dans InfodocLog va permettre de reconnaître les élèves et de leur attribuer les réservations.

L'information sur les retards ou les réservations lors de l'inscription des élèves

Lors de l'inscription d'un élève qui est en retard au sujet d'un retour de prêt, un petit drapeau rouge s'affiche à la droite de son nom. Le passage de la souris sur ce drapeau permet de connaître le nom du document, la date prévue du retour et le niveau de rappel.

Lors de l'inscription d'un élève qui a une réservation disponible, un livre apparaît, avec de même information sur ce document au survol de la souris.

L'ordre d'affichage des retards de prêts et des réservations

Il est possible, dans les paramètres du module, de modifier l'ordre d'affichage par défaut des retards de prêts et des réservations, avec deux formulaires distincts :

L'avertissement sonore lors d'une inscription avec retard de prêt ou réservation

Il est possible d'ajouter un avertissement sonore, une alerte sonore, dès qu'un élève s'inscrit ou est inscrit et qu'il est concerné par un retard sur un prêt de document ou une réservation disponible. Dans les paramètres du module de fréquentation, une liste de sons est disponible, à l'écoute, et il est possible d'en choisir un pour cette alerte :

Il est aussi possible d'ajouter un son, par exemple personnalisé, ou provenant du même site que les autres, La Sonothèque. Chaque son est limité à la taille de 1,5 Mo, et l'ensemble des sons stockés dans le logiciel ne peut pas dépasser 20 Mo.

Pour ajouter un son, on choisit [Parcourir], avec alors possibilité de sons au format MP3, OGG ou WAVE. Une fois choisi le nom du fichier apparaît, ainsi que son extension, on peut alors [Envoyer le fichier] :

Ensuite le fichier apparaît dans la liste des sons, et on peut le choisir pour avertissement.

Pour que cette option fonctionne lors de l'inscription des élèves, il est nécessaire que le lancement automatique (ou autoplay) soit autorisé dans le navigateur. La méthode pour Mozilla Firefox est disponible sur : https://support.mozilla.org/en-US/kb/block-autoplay.