7.13. les informations sur les retards
(à partir de BCDI)

tuto avec feuille de style idl_classic

InfodocLog permet de rappatrier la liste des retards de prêts depuis le logiciel BCDI (ou depuis PMB comme précisé dans la fiche 7.14). Cela permet d'avoir la liste, avec le niveau de retard enregistré dans le logiciel de gestion documentaire, mais aussi d'avoir un signalement lorsque les élèves viennent au CDI, lors des inscriptions.

La mise en place de l'option

Par défaut, il n'est possible d'enregistrer les retards que par formulaire, retard par retard :

Pour permettre l'intégration depuis BCDI, il faut cocher [Permettre l'importation depuis BCDI] dans les paramètres du module :

Une fois l'option activée, un formulaire pour BCDI apparaît dans la page de gestion des retards :

La procédure dans BCDI

En préalable, il convient de télécharger les fichiers du modèle de rapport pour InfodocLog, à copier dans le dossier des rapports de BCDI : PRETS IDLOG.fr3 et PRETS IDLOG.md3.

Dans le logiciel BCDI, il faut faire une [Recherche gestionnaire] sur les prêts :

Dans le formulaire qui apparaît, il faut choisir le [Format de sortie] PRETS IDLOG.fr3 (dans le dossier des rapports) :

L'équation la plus efficace peut être de ne garder que les élèves et de relever les prêts avec retours prévus sur une date antérieure au jour actuel, sans retour effectué, ainsi avec "Statut M. = ~Eleve~ et Retour prévu le < DATE/DU/JOUR et Retourné le = vide" :

On effectue ensuite la recherche, avec alors affichage du nombre de prêts :

On choisit ensuite les [Résultats sur] : [Disque], et au [Format MSWord] :

Alors il est proposé d'enregistrer la liste au format CSV (qu'on passera éventuellement en encodage UTF-8) :

On peut alors enregistrer avec les options d'exportation proposées :

Le fichier, dans un éditeur de texte, ressemble à cette capture :

La procédure dans InfodocLog

De retour dans InfodocLog, on utilise le formulaire pour [Parcourir] et rechercher le fichier CSV exporté depuis BCDI :

Une fois le fichier choisi, on clique sur [Intégrer la liste de retards (BCDI)] :

Une fois la procédure effectuée, on retrouve le nombre de retards pour lesquels l'information a été transféré dans InfodocLog, mais aussi parfois des lignes pour lesquelles il y a eu des erreurs. Il peut arriver qu'un nom soit orthographié de manière différente dans chaque logiciel (premier cas, pour Adélaïde Garcia), ou encore que l'élève ne soit plus scolarisé dans l'établissement et ne soit donc plus présent dans InfodocLog (deuxième cas, pour Léo Raboutot).

Pour le premier cas, on peut rechercher la bonne orthographe, en autocomplétion. Pour le deuxième cas, on ne le traite pas dans InfodocLog comme ce n'est que du ressort de rappels via le logiciel de gestion documentaire :

Chaque ligne est modifiable, ensuite, de manière indépendante, de même qu'on peut supprimer une ligne dans le logiciel dès qu'un document est revenu.

Pour mettre à jour l'ensemble des retards dans InfodocLog, il suffit de répéter la même procédure d'importation des retards. L'ancienne liste sera écrasée par la nouvelle.

L'information sur les retards lors de l'inscription des élèves

Lors de l'inscription d'un élève qui est en retard au sujet d'un retour de prêt, un petit drapeau rouge s'affiche à la droite de son nom. Le passage de la souris sur ce drapeau permet de connaître le nom du document, la date prévue du retour et le niveau de rappel.

L'ordre d'affichage des retards de prêts

Il est possible, dans les paramètres du module, de modifier l'ordre d'affichage par défaut des retards de prêts (au-delà d'une possibilité de changer l'ordre de manière dynamique dans la page de présentation des retards) :

L'avertissement sonore lors d'une inscription avec retard de prêt

Il est possible d'ajouter un avertissement sonore, une alerte sonore, dès qu'un élève s'inscrit ou est inscrit et qu'il est concerné par un retard sur un prêt de document. Dans les paramètres du module de fréquentation, une liste de sons est disponible, à l'écoute, et il est possible d'en choisir un pour cette alerte :

Il est aussi possible d'ajouter un son, par exemple personnalisé, ou provenant du même site que les autres, La Sonothèque. Chaque son est limité à la taille de 1,5 Mo, et l'ensemble des sons stockés dans le logiciel ne peut pas dépasser 20 Mo.

Pour ajouter un son, on choisit [Parcourir], avec alors possibilité de sons au format MP3, OGG ou WAVE. Une fois choisi le nom du fichier apparaît, ainsi que son extension, on peut alors [Envoyer le fichier] :

Ensuite le fichier apparaît dans la liste des sons, et on peut le choisir pour avertissement.

Pour que cette option fonctionne lors de l'inscription des élèves, il est nécessaire que le lancement automatique (ou autoplay) soit autorisé dans le navigateur. La méthode pour Mozilla Firefox est disponible sur : https://support.mozilla.org/en-US/kb/block-autoplay.