Le logiciel InfodocLog peut être utilisé par plusieurs utilisateurs, avec la possibilité de donner des droits différents à chaque utilisateur. A l'installation du logiciel, le premier compte créé est un compte d'administrateur. Celui-ci possède tous les droits. Il peut ainsi accéder aux six parties du logiciel et possède les droits administratifs.
Les différents droits généraux d'accès
Avant de créer ou modifier des utilisateurs, il est important de bien comprendre les différents droits existants. Les droits sont associés aux différentes parties ou modules du logiciel, mais aussi aux permissions données dans certains modules.
Pour trois parties du logiciel, il n'y a qu'une permission. Ainsi les droits donnés aux modules Evaluation, Séquences, et aux Paramètres, donnent tous les droits pour chacune des parties. Il est recommandé de ne donner les droits aux Paramètres qu'à l'administrateur principal du logiciel.
Pour le module des Emplois du temps, on peut :
ne donner que des droits de consultation,
donner tous les droits (consultation et administration complète du module).
Pour le module de Fréquentation, on peut :
ne donner que des droits d'inscription sans aucune option,
ne donner que des droits de consultation,
ne donner que les droits de réservation,
cumuler droits de consultation et d'inscription,
cumuler droits de consultation, d'inscription et de réservation,
cumuler tous les droits et donner les droits d'administration du module,
préciser le temps maximal en jours sur lequel on peut réserver des places (depuis la version 6.30).
Pour le gestion de la Base Elèves, on peut :
ne donner que des droits de consultation,
cumuler droits de consultation et droits de gestion ou d'administration.
Des options spécifiques
Une fois ces droits généraux définis, il sera possible de préciser des options spécifiques pour chaque utilisateur, ainsi que des droits spécifiques détaillés dans le module Fréquentation.
Créer des utilisateurs
La création d'un utilisateur s'opère en deux temps:
d'abord avec les informations basiques et droits généraux d'accès ;
ensuite, sans que ce soit obligatoire, avec la définition de droits spécifiques.
Pour la création d'un utilisateur, seuls deux champs sont obligatoires, le Login (identifiant) et le Mot de passe. Le nom et le prénom permettent de simplifier l'affichage des informations d'identification, en particulier pour la gestion d'emplois du temps multiples. L'adresse de courriel permet l'enregistrement de l'information pour l'administrateur, en cas de nécessiter d'échange sur le logiciel, mais aussi pour l'envoi de documents par courriel à l'intérieur du logiciel.
Le formulaire d'ajout permet aussi de préciser dans quel module l'utilisateur sera accueilli à la connexion.
Prenons trois exemples.
Pour un(e) professeur(e) documentaliste, on créera un profil avec pratiquement tous les droits (sachant qu'il est aussi simple de donner les droits même si dans un premier temps tous les modules ne sont pas utilisés) :
création d'un profil de professeur documentaliste récapitulatif de ses droits après validation
Pour un(e) aide documentaliste, on peut envisager les droits suivants :
création d'un profil d'aide documentaliste récapitulatif de ses droits après validation
Pour la vie scolaire et une consultation à distance, on peut envisager les droits suivants :
création d'un profil en vie scolaire récapitulatif de ses droits après validation
Gérer les droits des utilisateurs
Une fois qu'un utilisateur est créé, on peut préciser des droits spécifiques, plus ou moins nombreux selon les droits généraux définis, ainsi dans le cadre dédié à chaque utilisateur.
Par exemple, si on souhaite que le compte de l'aide documentaliste puisse voir qui est connecté et puisse envoyer des courriels via le logiciel, et sans par ailleurs pouvoir modifier le journal, on peut le définir ainsi :
modification de l'utilisateur viesco
A chacun ses alignements
Il est possible de définir pour chaque utilisateur l'alignement souhaité pour les activités et espaces (le cas échéant). Cet alignement, horizontal ou vertical, est ensuite opérationnel dans le module de fréquentation, pour les inscriptions et pour les réservations.
Dans la page d'inscription, on retrouve ainsi le choix, selon que ce soit horizontal ou vertical :
exemple avec des alignements horizontaux exemple avec un alignement vertical, un autre horizontal
Oubli et récupération de mot de passe
Depuis la version 7.10, il est possible pour les utilisateurs (non pas pour les élèves) de recevoir un nouveau mot de passe par courriel, en cas d'oubli. Cela suppose au préalable que l'adresse de courriel soit renseignée par l'utilisateur dans son profil.
A l'accueil, le bouton [Mot de passe oublié] permet ainsi d'obtenir le formulaire suivant, à compléter avec identifiant et adresse de courriel :
formulaire pour recevoir un nouveau mot de passe
Dernière modification de ce tutoriel le 25/10/2024.
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