7.14. les informations sur les retards et les réservations
(à partir de PMB)

InfodocLog permet de rapatrier la liste des retards de prêts ainsi que la liste des réservations disponibles de documents, depuis le logiciel PMB (ou depuis BCDI comme précisé dans la fiche 7.13). Cela permet d'avoir la liste, avec le niveau de retard enregistré dans le logiciel de gestion documentaire, mais aussi d'avoir un signalement lorsque les élèves viennent au CDI, lors des inscriptions, soit qu'ils aient un retard, soit qu'ils aient une réservation à récupérer.

La mise en place de l'option

Par défaut, il n'est possible d'enregistrer les retards et réservations que par formulaire, retard par retard ou réservation par réservation, en utilisation le bouton adéquat :

Pour permettre l'intégration de retards depuis PMB, il faut cocher [Permettre l'importation depuis PMB] dans les paramètres du module :

Une fois l'option activée, un formulaire pour PMB apparaît pour la gestion des retards :

Pour permettre l'intégration de réservations depuis PMB, il faut cocher [Permettre l'importation depuis PMB] dans les paramètres du module :

Une fois l'option activée, un formulaire pour PMB apparaît pour la gestion des réservations :

La procédure dans PMB : retards

En préalable, il convient de vérifier dans PMB, pour avoir les [Relances à faire], que les options gestion_amende et/ou gestion_financiere aient une valeur de 1 au minimum (dans [Administration] > [Outils] > [Paramètres] > [Paramètres généraux]) :

Dans le logiciel PMB, il faut consulter les [Relances à faire] dans [Circulation] > [Relances à faire] :

On extrait ensuite cette liste avec le bouton [Export CSV], pour enregistrer un fichier nommé Tableau.xls :

Après ouverture du fichier avec Calc, on enregistre le fichier au format CSV, encodage UTF-8 avec séparation par point-virgule :

La procédure dans InfodocLog : retards

De retour dans InfodocLog, on utilise le formulaire pour [Parcourir] et rechercher le fichier CSV exporté depuis PMB. Une fois le fichier choisi, on clique sur [Intégrer la liste de retards (PMB)] :

Une fois la procédure effectuée, on retrouve le nombre de retards pour lesquels l'information a été transféré dans InfodocLog, mais aussi parfois des lignes pour lesquelles il y a eu des erreurs. Il peut arriver qu'un nom soit orthographié de manière différente dans chaque logiciel (premier cas, pour Adélaïde Garcia), ou encore que l'élève ne soit plus scolarisé dans l'établissement et ne soit donc plus présent dans InfodocLog (deuxième cas, pour Léo Raboutot).

Pour le premier cas, on peut rechercher la bonne orthographe, en autocomplétion. Pour le deuxième cas, on ne le traite pas dans InfodocLog comme ce n'est que du ressort de rappels via le logiciel de gestion documentaire :

Chaque ligne est modifiable, ensuite, de manière indépendante, de même qu'on peut supprimer une ligne dans le logiciel dès qu'un document est revenu.

Pour mettre à jour l'ensemble des retards dans InfodocLog, il suffit de répéter la même procédure d'importation des retards. L'ancienne liste sera écrasée par la nouvelle.

La procédure dans PMB et InfodocLog : réservations

Dans PMB, il faut consulter les [Réservations en cours] dans [Edition] > [Réservations] > [En cours], qu'on exporte alors au format tableur

On obtient alors un fichier edition.xlsx :

Il convient alors de transférer le fichier au format CSV, encodage UTF-8 et séparateur par point-virgule, selon la même procédure que décrite ci-dessus pour les retards.

Comme pour les retards, l'intégration du fichier dans InfodocLog va permettre de reconnaître les élèves et de leur attribuer les réservations.

L'information sur les retards ou les réservations lors de l'inscription des élèves

Lors de l'inscription d'un élève qui est en retard au sujet d'un retour de prêt, un petit drapeau rouge s'affiche à la droite de son nom. Le passage de la souris sur ce drapeau permet de connaître le nom du document, la date prévue du retour et le niveau de rappel.

Lors de l'inscription d'un élève qui a une réservation disponible, un livre apparaît, avec de même information sur ce document au survol de la souris.

L'ordre d'affichage des retards de prêts et des réservations

Il est possible, dans les paramètres du module, de modifier l'ordre d'affichage par défaut des retards de prêts et des réservations, avec deux formulaires distincts :

L'avertissement sonore lors d'une inscription avec retard de prêt ou réservation

Il est possible d'ajouter un avertissement sonore, une alerte sonore, dès qu'un élève s'inscrit ou est inscrit et qu'il est concerné par un retard sur un prêt de document ou une réservation disponible. Dans les paramètres du module de fréquentation, une liste de sons est disponible, à l'écoute, et il est possible d'en choisir un pour cette alerte :

Il est aussi possible d'ajouter un son, par exemple personnalisé, ou provenant du même site que les autres, La Sonothèque. Chaque son est limité à la taille de 1,5 Mo, et l'ensemble des sons stockés dans le logiciel ne peut pas dépasser 20 Mo.

Pour ajouter un son, on choisit [Parcourir], avec alors possibilité de sons au format MP3, OGG ou WAVE. Une fois choisi le nom du fichier apparaît, ainsi que son extension, on peut alors [Envoyer le fichier] :

Ensuite le fichier apparaît dans la liste des sons, et on peut le choisir pour avertissement.

Pour que cette option fonctionne lors de l'inscription des élèves, il est nécessaire que le lancement automatique (ou autoplay) soit autorisé dans le navigateur. La méthode pour Mozilla Firefox est disponible sur : https://support.mozilla.org/en-US/kb/block-autoplay.