7.4. les réservations de places

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Il est possible de réserver des places d'inscriptions avec le logiciel, qu'on soit responsable du lieu ou que cela passe par un compte ouvert aux réservations.

Les réservations apparaissent ensuite dans la page des inscriptions.

La réservation : bases

Par défaut, la résevation s'effectue sur le créneau qui suit le créneau actuel. On peut, comme pour l'inscription, réserver par formulaire d'autocomplétion, c'est-à-dire qu'il faut écrire les premières lettres de son nom de famille et le sélectionner dans la liste de noms proposés en suggestion. La sélection peut s'effectuer avec le clic gauche de la souris ou avec les flèches bas et haut du clavier.

Une fois l'élève choisi, on clique sur [Réserver] :

Quand au moins un élève est inscrit en réservation, plusieurs éléments apparaissent. On peut voir sous le formulaire, les élèves inscrits dans le créneau prévu. A droite, on récapitule toutes les réservations. Il est possible d'imprimer la liste des réservations située sous le formulaire, avec l'icône représentant une imprimante.

Les options de réservation

Dans les paramètres du module de fréquentation, un chapitre [Créneaux pour les réservations] permet de gérer quatre paramètres :

• la définition du créneau de réservation par défaut,
• la possibilité ou non de choisir le créneau de réservation,
• le blocage des réservations sur les créneaux occupés par des événements,
• la précision des activités prévues lors de la réservation.

Pour le premier paramètre, on peut choisir le créneau suivant le créneau actuel, ou sinon l'un des créneaux de la journée (par exemple le créneau du midi si seule la réservation est envisagée sur le créneau du midi).

Pour le deuxième paramètre, il permet d'avoir un choix parmi les futurs créneaux et futures journées dans le formulaire de réservation.

Pour le troisième paramètre, il permet simplement d'empêcher qu'on puisse faire une réservation sur un créneau occupé par un événement (une séance, une réunion, etc.). Par défaut ce blocage est désactivé. Il est aussi possible ici de demander l'activité prévue. Depuis la version 6.30, le nombre maximal de jours pour faire des réservations se définit pour chaque utilisateur.

Lorsque plusieurs espaces sont activées, le module de réservation propose de choisir l'espace pour la réservation. Dans les options relatives aux espaces, il est possible de définir la possibilité ou non de réserver sur tel ou tel espace.

L'utilisation des options

Dans l'image suivante, on obtient un formulaire avec créneau par défaut le midi, et possibilité de [Choisir un autre créneau] :

On peut alors observer que plusieurs créneaux sont concernés par des réservations, sur la droite de l'écran :

Il est possible alors de choisir l'impression d'une autre liste que le créneau prévu par défaut à la réservation :

L'affichage des réservations lors des inscriptions

Quand des élèves sont inscrits en réservation dans un créneau, il apparaissent dans la page des inscriptions lorsqu'on se trouve sur le créneau concerné :

On peut alors inscrire ces élèves. Ils apparaissent ensuite comme inscrits et ne sont plus dans la liste des réservations :

On peut [Enlever] un élève de la liste de réservation quand on sait qu'il ne viendra finalement pas, comme on peut [Supprimer] un élève des réservations dans la page des réservations.

Envois par mail de la liste des réservations

Si l'option d'envoi par mail pour l'utilisateur est activée (dans les paramètres des utilisateurs), alors une icône pour l'envoi par mail apparaît sous la liste des réservations quand il y a au moins une réservation :

Le clic sur l'icône permet de choisir les adresses pour l'envoi. Les adresses enregistrées des utilisateurs sont proposées, et il est possible d'en ajouter deux en complément :