7.6. les réservations à distance

Il est possible de permettre la réservation de places sur un ou plusieurs créneaux à distance. Ce type de réservation reprend les options du système de réservations (nombre de places, choix du créneau...).

La mise en place de l'option

Par défaut, l'option est désactivée. Pour la mettre en place, il faut aller dans les paramètres du module de fréquentation, et trouver le formulaire suivant :

Il existe deux possibilités :

• 1. la réservation via un code générique, puis un code élève
• 2. ou la réservation avec compte élève et consultation des réservations

1. la réservation via un code générique :

Deux opérations sont nécessaires, cocher [Accès générique (mot de passe puis par code élève pour réserver)] et renseigner un mot de passe de 12 à 15 caractères. Ce mot de passe doit être unique, il sera communiqué aux élèves pour qu'ils puissent s'inscrire par eux-mêmes. Il faut retenir ce mot de passe, qui n'est plus visible après validation.

2. la réservation via une identification par élève :

Pour cette option, il suffit de cocher [Accès spécifique (code et mot de passe pour chaque élève)] et de [Valider]. L'identifiant de l'élève est son code (à créer au besoin : voir le tutoriel de gestion des codes), et son mot de passe est constitué de la première lettre de son prénom et des chiffres de sa date de naissance (JJMMAAAA). Ainsi, pour Brian né le 20/02/2012, le mot de passe est b20022012.

Depuis la version 7.00, on peut choisir entre quatre modes d'identification :

• code de l'élève
• sous le format prenom.nom
• sous le format pnom
• avec un identifiant importé lors de l'intégration ou la mise à jour des élèves (cette option est grisée si aucun identifiant n'a été importé)

Il est aussi possible d'importer des mots de passe lors de l'intégration ou la mise à jour des élèves. Ces mots de passe remplacent alors le mot de passe généré automatiquement.

Les options de la réservation à distance

Comme pour les réservations classiques, on peut configurer le choix du créneau de réservation, ainsi que le seuil maximal et le nom des élèves qui ne peuvent pas réserver. Ce sont trois options communes aux deux systèmes, ainsi le changement effectué vaut pour la réservation dans le logiciel en tant qu'utilisateur connecté comme pour la réservation à distance.

A noter : pour les réservations à distance, il n'existe pas de tolérance. Le seuil maximal est un seuil limitatif après lequel il n'est plus possible de réserver (sauf si des places se libèrent).

L'option d'affichage de l'emploi du temps dans la page de réservations à distance est spécifique à ce module. Elle est désactivée par défaut. Quand elle est activée, elle permet aux élèves de consulter l'emploi du temps pour pouvoir réserver en connaissance de cause. On peut au choix afficher les emplois du temps tels qu'ils sont en cours de saisie, ou uniquement l'emploi du temps extrait sous forme d'image (avec alors une image figée et donc plus fiable pour les élèves qui souhaitent réserver).

A noter : quand on a plusieurs espaces dans le logiciel, on peut créer un emploi du temps pour chaque espace et l'afficher dans la page de réservation à distance (voir le tutoriel de gestion de différents espaces).

On peut aussi proposer d'indiquer, lors de la réservation, une activité spécifique pour la réservation, ou encore un espace (s'il y a plusieurs espaces configurés dans les paramètres de l'établissement). De même, on peut activer la précision d'une raison ou d'un argument par l'élève lors de sa réservation.

Depuis la version 7.10, on peut autoriser le changement de mot de passe par les usagers ou élèves. Quand l'option est activée, l'usager dispose d'un formulaire pour changer ce mot de passe. En cas de besoin, un administrateur du module de gestion des élèves peut réinitialiser le mot de passe de chaque élève ou de tous les élèves.

Il est possible de limiter le nombre de jours au-delà duquel les usagers sont autorisés à réserver une place. Deux options sont possibles à cette fin, soit en nombre de jours, soit d'un jour de la semaine jusqu'à un autre jour (ainsi du vendredi au vendredi). Le choix d'un jour de la semaine à un autre, s'il est choisi, est prioritaire sur le nombre de jours. On peut limiter le nombre maximal en cours de réservations par l'élève lui-même (l'option est désactivée si [0] est choisi).

Aide à la connexion (infobulles)

Depuis la version 7.40, il est possible de proposer une aide à la connexion des usagers sous la forme d'infobulles. Cette option se trouve à la suite des options de réservation par les élèves (à distance), dans les paramètres du module de fréquentation :

On peut alors indiquer des aides, pour l'un des deux champs ou pour les deux, qui apparaîtront sous forme d'infobulles sur la page de connexion, au survol de la souris :

La page de réservation

1. la réservation via un code générique :

Quand l'option est activée, un nouveau mode de connexion apparaît dans la page d'accueil du logiciel :

Une fois connectée, l'élève peut entrer son code personnel et ainsi réserver une place, sur le créneau précisé, ou choisir un créneau si l'option est activée :

Par exemple, si Olivier Bisson, en 4e2, souhaite réserver, il entre son code « 15380 » et réserve :

Pour annuler une réservation, l'élève entre son code et opère la même procédure pour le même créneau :

A noter : pour des raisons de sécurité et pour éviter les abus, le nombre d'opérations est limité à 10 réservations ou annulations par session.

Si l'option d'affichage des emplois du temps est activée, alors l'élève peut voir les emplois du temps disponibles (selon l'option choisie, ci-dessous avec les emplois du temps en direct) :

2. la réservation via une identification par élève :

Quand cette option est activée, la connexion individuelle s'opère avec le même formulaire que pour un utilisateur :

Par exemple, Arno Boileau, qui a le code 15291 et qui est né le 17/09/2003, se connecte avec l'identifiant 15291 et le mot de passe a17092003 :

Il arrive alors sur une page personnelle de réservations, avec dans l'exemple l'activation des activités et des espaces :

Il peut alors ajouter, visualiser et supprimer des réservations :

Le logiciel fait la différence entre des réservations par un utilisateur (étoile pleine) et des réservations par l'usager (étoile vide). Ainsi l'usager peut annuler ses propres réservations, mais ne peut pas annuler une réservation effectuée par un utilisateur, comme dans l'exemple ci-dessous :

La visualisation des réservations

Le ou les responsables des réservations peuvent avoir la liste de l'ensemble des réservations effectuées, quelle que soit l'option choisie :