Il est conseillé de n'utiliser l'outil de mise à jour de la base élèves qu'une fois par an, lors de la rentrée scolaire. Toutefois cet outil peut être utilisé par ailleurs, par exemple quand on souhaite ajouter des codes précis à chaque élève. Il est conseillé d'effectuer une sauvegarde globale avant de mettre à jour la base élèves.
Lors de la mise à jour de la base élèves, le logiciel applique les tâches suivantes :
une mise à jour des élèves existants (changement de classe, éventuellement ajout ou changement de code) ;
l'ajout des élèves qui n'étaient pas présents (nouveaux arrivants, élèves de 6e ou 2nde) ;
la purge des évaluations qui ont plus de trois ans (ainsi pour un élève de 3e sont supprimées les évaluations de 6e) ;
la suppression des élèves qui ne sont plus dans l'établissement (par exemple anciens élèves de 3e ou Tale), avec suppression des données les concernant (suppression des évaluations, de leur présence dans des groupes) ;
L'ensemble des opérations est facilité par le remplissage initial d'une table temporaire (elevesmaj), qui est vidée une fois toutes les opérations effectuées.
La procédure de mise à jour
Pour une mise à jour, le principe du fichier à récupérer est le même que pour l'intégration des élèves dans la base. Il est expliqué dans la page de formulaire de mise à jour.
Une sauvegarde est proposée par défaut lors de la mise à jour, afin de pouvoir revenir sur l'ancienne base en cas de gros souci. Cette sauvegarde rejoint les sauvegardes existantes dans les paramètres du logiciel. Il est conseillé de laisser cette sauvegarde se faire.
Il est important de vérifier les noms des élèves pour s'assurer qu'ils soient identiques d'une année sur l'autre, en particulier pour les noms avec tirets ou espaces... La moindre différence entraine la suppression de l'élève et sa création à nouveau, en perdant notamment les informations relatives à ses évaluations.
Une fois le fichier récupéré, il faut aller le chercher sur le disque dur avec [Parcourir...] :
parcours du disque pour chercher le fichier de mise à jour vérification du nom de fichier, avec exemple avec codes
Après envoi du fichier, la sauvegarde est faite (si laissée cochée), et la mise à jour est confirmée, avec le nombre de nouveaux élèves, le nombre d'élèves déjà présents et toujours présents, le nombre d'élèves enlevés de la base, avec l'ensemble de la base affichée en consultation.
confirmation de la mise à jour
Dernière modification de ce tutoriel le 29/11/2023.
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