Avant de procéder à l'intégration des élèves dans le logiciel, il convient de récupérer un fichier contenant pour chaque élève les informations suivantes :
le nom de famille,
le prénom
la division ou classe,
la date de naissance (au format JJ/MM/AAAA),
le genre ou sexe,
le code donné à l'élève (en option seulement),
une adresse courriel (en option seulement),
un identifiant personnalisé (en option seulement),
un mot de passe (en option seulement).
Par exemple, dans SIECLE, des informations peuvent être extraites au format XLS.
La préparation du fichier pour intégration
Si le fichier est récupéré au format CSV, il faut vérifier la séparation des champs avec un point-virgule. Si le fichier est récupéré sous forme de tableur, au format XLS ou ODS, il faut le convertir.
Pour cela on ouvre le fichier sous le tableur, ci-dessous avec LibreOffice Calc :
exemple de fichier élève sous Calc (sans codes élèves)
On enregistre ce fichier sous... ([Fichier] > [Enregistrer sous...]) et on choisit le format CSV :
enregistrement au format CSV
On confirme la conversion au format CSV :
confirmation de l'enregistrement au format CSV
On précise enfin le jeu de caractères, en encodage Unicode (UTF-8), et le séparateur de champ, le point-virgule (;) :
précision du jeu de caractères et du séparateur de champ
On peut ensuite vérifier le fichier dans un éditeur de texte, ci-dessous avec Geany :
vérification du fichier sous éditeur de texte
L'intégration des élèves dans le logiciel
Pour cette intégration, on se positionne dans le module de gestion des élèves.
On clique sur le lien pour [Créer la table des élèves] :
accueil du module de gestion des élèves
On choisit [Parcourir...] pour sélectionner le fichier préparé au format CSV :
vérification du fichier sous éditeur de texte
On sélectionne le fichier au format CSV :
sélection du fichier au format CSV
On vérifie le nom du fichier et on choisit [Envoyez le fichier], si avec des codes :
étape avant l'envoi du fichier pour l'intégration
L'opération prend quelques secondes avant la confirmation suivante, et l'affichage de la liste :
confirmation de l'intégration des élèves
A noter : s'il y a des erreurs dans le fichier, un message s'affiche dans le navigateur pour préciser où se trouvent les erreurs. Ce peut être la ligne d'entête, qu'il faut enlever ("Nom;Prénom;Classe;Naissance; Sexe"), ou bien une ligne vide (par exemple en fin de fichier), ou bien l'oubli d'une information pour certains élèves. Il faut alors modifier le fichier et le soumettre ensuite de nouveau pour intégration.
A noter : lors de l'intégration, si aucun mot de passe n'est importé, un mot de passe est tout de même généré automatiquement pour chaque élève, invisible. Ce mot de passe est construit de la manière suivante [première lettre du prénom][chiffres de la date de naissance : JJMMAAAA]. Ainsi Bryan, né le 23/08/2011, aura pour mot de passe b23082011.
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