Le logiciel InfodocLog permet de suivre la fréquentation des élèves au CDI et dans les séances assurées par le professeur documentaliste. Le module de fréquentation comprend ainsi plusieurs parties :
les inscriptions proprement dites,
les réservations,
la gestion des retards de documents en prêt pour avoir l'information lors de l'inscription des élèves,
les journaux de fréquentation, avec accès et modifications,
les statistiques associées aux fréquentation
une page de paramétrages spécifique pour le module.
Cette page de tutoriel vise à présenter les bases pour l'inscription des élèves :
On peut préciser différents types d'activités pour préciser le contexte de venue des élèves au CDI, ainsi dans les paramètres du module de fréquentation.
La base d'une inscription d'élève se fait par défaut individuellement et dans le créneau qui existe au moment même de l'inscription.
formulaire pour l'inscription d'un élève
Quand un créneau n'est pas ouvert aux inscriptions, il n'est simplement pas possible de faire l'inscription (sauf avec l'activation d'une option présentée dans la suite du tutoriel) :
cas d'un créneau sans inscription possible
L'inscription d'un élève se fait par autocomplétion, c'est-à-dire qu'il faut écrire les premières lettres de son nom de famille et le sélectionner dans la liste de noms proposés en suggestion. La sélection peut s'effectuer avec le clic gauche de la souris ou avec les flèches bas et haut du clavier.
Si les élèves ont un code, et un code-barre, il est aussi possible d'utiliser ce code pour sélectionner l'élève.
Une fois l'élève choisi, on peut choisir l'activité, et [Inscrire] :
cas d'un créneau sans inscription possible
Une fois l'inscription effectuée, le nom de l'élève apparaît dans la liste des inscrits :
affichage de l'élève dans la liste
Quand l'élève est inscrit, il est possible de préciser sa [Sortie] ou son [Exclusion]. Toutefois, en cas d'une inscription par erreur, il est préférable de la corriger dans le Journal, pour des raisons statistiques.
Si on réinscrit un élève sorti ou exclu sur le même créneau, la sortie ou l'exclusion sont annulées. Si plusieurs espaces sont activés, la sortie permet éventuellement de réinscrire un élève dans un autre espace en cas d'erreur lors de la saisie (sans passer par le journal, donc).
A noter : par défaut, pour un utilisateur qui n'a pas les droits d'administration dans ce module, les boutons pour une sortie et pour une exclusion, ainsi que l'affichage des retards, ne sont pas disponibles. Pour rendre ces éléments disponibles pour ce type d'utilisateurs, il faut cocher l'option [Affichage des boutons de sortie et d'exclusion, ainsi que des retards, en droits non administrateurs], dans les paramètres du module :
option d'affichage des boutons de sortie et exclusion
L'inscription par classe ou groupe
Par défaut, il est possible d'opérer l'inscription des élèves par liste de classe ou de groupe. Pour les groupes, il faut en avoir créés et remplis en préalable dans le module de gestion des élèves (voir tutoriel 3.2. Gestion de groupes d'élèves).
Pour ce type d'inscription, il faut cliquer sur [Inscrire une classe ou un groupe], puis choisir une classe ou un groupe dans le menu déroulant.
choix d'une inscription par classe ou groupe
Une fois la classe choisie, la liste d'élèves apparaît automatiquement, et tous les élèves sont sélectionnés.
sélection d'une classe avec apparition des élèves
On peut alors éventuellement désélectionner certains élèves (ainsi des élèves absents lors d'une séance). On peut également tout désélectionner pour ne cocher ensuite que les élèves présents (ainsi en étude quand on peut inscrire plus rapidement par classe).
Lors de la sélection ou de la désélection, le nombre d'élèves varie dynamiquement.
exemple de désélection d'élèves lors de l'inscription
Une fois la sélection validée avec l'activité et [Inscrire], la liste des élèves apparaît :
affichage de la liste de présents après inscription
L'option d'inscription par groupe ou classe peut être désactivée dans les paramètres du module :
option d'inscription par groupe ou classe dans les paramètres
Quand une brique correspond au créneau en cours dans l'emploi du temps, elle apparaît dans le module d'inscription. Si c'est une séance pédagogique, on peut inscrire la classe en lien avec cette séquence, ce qui permet un meilleur suivi pédagogique des élèves (voir tutoriel 6.7. Suivi pédagogique des élèves). Depuis la version 7.30, cliquer sur la séance permet d'afficher le groupe classe concerné pour faire l'appel, si l'option est activée.
options qui permettent appel du classe automatique quand une séance est cliquée
Il suffit de sélectionner une classe, et de cocher la séance, puis [Inscrire], pour que le lien soit pris en compte.
inscription d'une classe en lien avec une séance pédagogique
L'affichage des inscrits du créneau précédent
Pour le confort de l'appel et de l'inscription, il peut être bon d'avoir la liste des inscrits sur le créneau précédent. Par défaut cette option n'est pas activée. Pour l'activer, il faut aller dans les [Options d'affichage des inscrits du créneau précédent] des paramètres du module et choisir entre quatre possibilités, puis [Valider]. Soit la liste sera au-dessus des inscrits actuels, soit en-dessous, et soit elle sera visible, soit il faudra cliquer pour qu'elle apparaisse ([masqués]).
choix d'afficher les inscrits du créneau précédent sous les inscrits actuels
Dans la page des inscriptions, on peut alors, au créneau suivant un créneau dans lequel il y a eu des inscriptions, visualiser ces inscriptions précédentes, avec la possibilité d'ajouter les élèves dans le nouveau créneau (avec une activité qui peut être différente) :
page des inscriptions avec affichage des élèves inscrits dans le créneau précédent affichage quand des élèves du précédent sont inscrits dans l'actuel
L'inscription sur un autre créneau
Il est possible d'inscrire des élèves ou des groupes dans des créneaux qui sont passés. Par défaut cette option n'est pas activée. Pour l'activer, il faut aller dans les [Autres options] des paramètres du module et cocher [Choix du créneau possible pour les inscriptions], puis [Valider].
formulaire avec option activée pour choisir le créneau de l'inscription
Dans la page des inscriptions, il est alors possible de cliquer sur [Choisir un autre créneau] :
formulaire d'inscription avec choix du créneau choix de la date de l'inscription choix du créneau de l'inscription
A noter : dans le cas d'une séquence pédagogique sur un créneau précédent, il est possible d'associer l'inscription de la classe à la séquence, en choisissant la séquence dans le menu déroulant [Association à la séquence].
A noter : l'inscription sur un créneau précédent n'est pas visible dans la page des inscriptions (sauf si c'est sur le créneau précédent et que l'affichage des inscrits du créneau précédent est activé). Pour vérifier, il faut alors regarder le Journal.
A noter : une fois une inscription effectuée sur un créneau précédent, le créneau est mémorisé. Si l'on veut revenir au créneau actuel, par exemple, il faut [Vider les champs].
L'anticipation pour passer d'un créneau au créneau suivant
Par défaut, le créneau d'inscription proposé est celui qui correspond précisément à la période qui va du début du créneau à la fin du créneau. Mais il possible d'anticiper le créneau suivant, en choisissant de commencer les inscriptions pour ce créneau suivant 5, 10 ou 15 minutes avant la fin du créneau en cours.
Dans les paramètres du module, le formulaire suivant permet de gérer cette option :
formulaire pour changer de créneau avant la fin d'un créneau choix d'une anticipation de 5 minutes
Quand on se retrouve dans le cas de figure d'une anticipation, alors le créneau actuel pour les inscriptions, s'il correspond à un horaire postérieur à l'horaire actuel, est affiché en rouge :
horaire réel et indication du créneau anticipé en rouge
La possibilité d'inscrire sur plusieurs créneaux
Il est possible de faire des inscriptions sur plusieurs créneaux à la suite, pour un élève ou un groupe d'élèves. Cette option, quand elle est ouverte, concerne tout utilisateur ayant les droits d'inscription dans le logiciel. Elle est désactivée par défaut et correspond à un besoin spécifique, avec une certaine prudence requise. Il ne faut surtout pas confondre ce type d'inscription avec une réservation !
Dans les paramètres du module, le formulaire suivant permet de gérer cette option :
formulaire pour l'inscription sur plusieurs créneaux choix de permettre l'inscription sur 3 créneaux à la suite du créneau actuel
Dans les inscriptions, les créneaux suivants apparaissent alors sous forme de cases à cocher :
formulaire d'inscription avec les autres créneaux ouverts inscription d'une élève sur le créneau actuel puis les deux suivants
On retrouve ensuite, sous le formulaire, l'ensemble des inscrits sur les créneaux qui se suivent :
liste récapitulative des inscrits sur chaque créneau
La notification du nombre de visites pour chaque usager
Depuis la version 3 d'InfodocLog, il est possible de voir une notification quand un usager a été inscrit un certain nombre de fois pendant l'année. Dans les paramètres du module, il faut activer la [Notification de visites lors de l'inscription] et indiquer le seuil souhaité :
formulaire pour la notification du nombre de visites choix d'une notification toutes les 5 visites
Quand on parvient au multiple du nombre de visites, dans la page des inscriptions, alors une notification apparaît :
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