De manière facultative, le logiciel InfodocLog peut fonctionner avec des codes pour chaque élève. Ces codes peuvent exister en préalable (dans le cadre d'une carte à code-barre par exemple) ou peuvent être créés dans le logiciel même.
Ces codes ont deux utilités :
sélectionner les élèves avec ce code, avec une douchette à code-barre par exemple ;
permettre aux élèves de s'inscrire à distance pour réserver une place.
L'intégration des codes préexistants
Pour des codes préexistants, ils doivent être renseignés lors de l'intégration des élèves dans le logiciel ou lors de la mise à jour de la base élèves.
Lorsque les élèves sont intégrés avec leur code, on peut en faire la consultation dans le module de gestion des élèves :
consultation des élèves avec codes
La page de gestion des codes
Dans la page consacrée aux codes et codes barres, on peut
savoir le nombre d'élèves qui ont un code ;
générer des codes pour tous les élèves, avec une configuration possible ;
générer des codes individuellement.
formulaire de mise à jour de la base
La génération de codes (élèves déjà dotés)
Quand tous les élèves ont un code, il est possible de générer de nouveau des codes. On peut alors choisir un préfixe du code jusqu'à 5 caractères (par défaut « IDLOG »), ou supprimer le préfixe, et choisir le nombre de chiffres pour le code (avec un minimum de 5 chiffres, un maximum de 9 chiffres).
génération de codes avec CLG et 5 chiffres consultation de la base après génération
La génération de codes par élève
En cas de souci avec un code individuel, il est possible de le changer, en choisissant l'élève et en cliquant sur [Créer ou régénérer le code] :
génération de codes avec CLG et 5 chiffres consultation de la base après génération
La génération de codes (élèves non dotés)
Quand les élèves n'ont pas de code, il est possible de générer des codes dans InfodocLog. On peut alors choisir un préfixe du code jusqu'à 5 caractères (par défaut « IDLOG »), ou supprimer le préfixe, et choisir le nombre de chiffres pour le code (avec un minimum de 5 chiffres, un maximum de 9 chiffres).
génération de codes sans préfixe avec 6 chiffres consultation de la base après génération
Gestion d'une nouvelle rentrée scolaire
Quand commence une nouvelle année, lors de la mise à jour de la base élèves, on peut intégrer les codes (qu'ils changent ou non). Si les codes sont gérés dans InfodocLog, alors il faut compléter pour les nouveaux élèves (de même en cours d'année, il faut venir compléter avec un code généré pour les nouveaux).
Ainsi, après mise à jour d'une base élèves sans codes, on peut constater que les élèves de 6e par exemple n'ont pas de code :
consultation de la base après mise à jour annuelle
Dans la page de gestion des codes, on observe que tous les élèves n'ont pas de code (ici 149 élèves sur 199 sont dotés). Il suffit alors de [Compléter], avec la même configuration (mémorisée) :
les élèves n'ont pas tous de code, on complète consultation de la base après génération
Il est recommandé de faire une sauvegarde de la base après génération de codes.
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