tutoriels InfodocLog

Les tutoriels sont développés progressivement à partir de la version 1.10 d'InfodocLog.
Ils sont publiés sous licence Creative Commons BY-NC-SA 3.0.

Tout utilisateur peut proposer un tutoriel en adressant textes et illustrations à .

Les données nominatives présentées dans les tutoriels sont issues d'une base de données fictives générée sur le Fake Name Generator, sous les deux licences GPLv3 et Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 United States. Elles sont téléchargeables au format CSV : idl_bddfake_a1.csv et idl_bddfake_a2.csv

7.12. les informations sur les retards
(à partir de BCDI)

InfodocLog permet de rappatrier la liste des retards de prêts depuis le logiciel BCDI (ou depuis PMB comme précisé dans la fiche 7.13). Cela permet d'avoir la liste, avec le niveau de retard enregistré dans le logiciel de gestion documentaire, mais aussi d'avoir un signalement lorsque les élèves viennent au CDI, lors des inscriptions.


La mise en place de l'option

Par défaut, il n'est possible d'enregistrer les retards que par formulaire, retard par retard :

formulaire pour enregistrer chaque retard
formulaire pour enregistrer chaque retard

Pour permettre l'intégration depuis BCDI, il faut cocher [Permettre l'importation depuis BCDI] dans les paramètres du module :

activation de l'option pour BCDI
activation de l'option pour BCDI

Une fois l'option activée, un formulaire pour BCDI apparaît dans la page de gestion des retards :

formulaire avec importation depuis BCDI
formulaire avec importation depuis BCDI

La procédure dans BCDI

En préalable, il convient de télécharger les fichiers du modèle de rapport pour InfodocLog, à copier dans le dossier des rapports de BCDI : PRETS IDLOG.fr3 et PRETS IDLOG.md3.

Dans le logiciel BCDI, il faut faire une [Recherche gestionnaire] sur les prêts :

démarche de recherche sur les prêts dans BCDI
démarche de recherche sur les prêts dans BCDI

Dans le formulaire qui apparaît, il faut choisir le [Format de sortie] PRETS IDLOG.fr3 (dans le dossier des rapports) :

choix du format de sortie
choix du format de sortie

L'équation la plus efficace peut être de ne garder que les élèves et de relever les prêts avec retours prévus sur une date antérieure au jour actuel, sans retour effectué, ainsi avec "Statut M. = ~Eleve~ et Retour prévu le < DATE/DU/JOUR et Retourné le = vide" :

équation pour les prêts en retard
équation pour les prêts en retard

On effectue ensuite la recherche, avec alors affichage du nombre de prêts :

nombre de prêts en retard après recherche
nombre de prêts en retard après recherche

On choisit ensuite les [Résultats sur] : [Disque], et au [Format MSWord] :

choix du mode et du format de sortie
choix du mode et du format de sortie

Alors il est proposé d'enregistrer la liste au format CSV (qu'on passera éventuellement en encodage UTF-8) :

enregistrement du fichier CSV
enregistrement du fichier CSV

On peut alors enregistrer avec les options d'exportation proposées :

fin de l'enregistrement du fichier CSV
fin de l'enregistrement du fichier CSV

Le fichier, dans un éditeur de texte, ressemble à cette capture :

fichier CSV dans un éditeur de texte
fichier CSV dans un éditeur de texte

La procédure dans InfodocLog

De retour dans InfodocLog, on utilise le formulaire pour [Parcourir] et rechercher le fichier CSV exporté depuis BCDI :

recherche du fichier CSV
recherche du fichier CSV

Une fois le fichier choisi, on clique sur [Intégrer la liste de retards (BCDI)] :

vérification du nom de fichier CSV
vérification du nom de fichier CSV

Une fois la procédure effectuée, on retrouve le nombre de retards pour lesquels l'information a été transféré dans InfodocLog, mais aussi parfois des lignes pour lesquelles il y a eu des erreurs. Il peut arriver qu'un nom soit orthographié de manière différente dans chaque logiciel (premier cas, pour Adélaïde Garcia), ou encore que l'élève ne soit plus scolarisé dans l'établissement et ne soit donc plus présent dans InfodocLog (deuxième cas, pour Léo Raboutot).

résultat après importation
résultat après importation

Pour le premier cas, on peut rechercher la bonne orthographe, en autocomplétion. Pour le deuxième cas, on ne le traite pas dans InfodocLog comme ce n'est que du ressort de rappels via le logiciel de gestion documentaire :

correction du nom d'Adélaïde
correction du nom d'Adélaïde

affichage après corrections
affichage après corrections

Chaque ligne est modifiable, ensuite, de manière indépendante, de même qu'on peut supprimer une ligne dans le logiciel dès qu'un document est revenu.

Pour mettre à jour l'ensemble des retards dans InfodocLog, il suffit de répéter la même procédure d'importation des retards. L'ancienne liste sera écrasée par la nouvelle.


L'information sur les retards lors de l'inscription des élèves

Lors de l'inscription d'un élève qui est en retard au sujet d'un retour de prêt, un petit drapeau rouge s'affiche à la droite de son nom. Le passage de la souris sur ce drapeau permet de connaître le nom du document, la date prévue du retour et le niveau de rappel.

drapeau rouge signalant un retard lors de l'inscription des élèves
drapeau rouge signalant un retard lors de l'inscription des élèves

information sur le retard au passage de la souris
information sur le retard au passage de la souris

L'avertissement sonore lors d'une inscription avec retard de prêt

Il est possible d'ajouter un avertissement sonore, une alerte sonore, dès qu'un élève s'inscrit ou est inscrit et qu'il est concerné par un retard sur un prêt de document. Dans les paramètres du module de fréquentation, un liste de sons est disponible, à l'écoute, et il est possible d'en choisir un pour cette alerte :

choix de son pour alerter d'un retard
choix de son pour alerter d'un retard